Damit Teilnehmer_innen unter den Bedingungen von unterschiedlichen und vorwiegend asynchronen Beteiligungsformaten (mit wechselnden Beteiligten) den kollektiven Arbeitsprozess nachvollziehen und sich konstruktiv einbringen können, bedarf es einer aus dem Prozess selbst heraus generierten Dokumentation und Übersicht. Dies betrifft sowohl die Erstellung und Veränderung von Artefakten wie auch die im Prozess getroffenen Entscheidungen.
Die Trail Marks müssen dabei einen Pfad markieren, der es (a) erlaubt die vorhergehenden Prozesse nachzuvollziehen und gleichzeitig (b) Hinweise für nächste sinnvolle Schritte bereithält. Zudem müssen sie eine zugängliche Darstellung des aktuellen Arbeitsstandes beinhalten, die es ermöglicht die nächsten Arbeitsschritte zu definieren, ohne in jedem Fall die komplette Historie nachvollziehen zu müssen. Derartige Mechanismen für die Prozessawareness sind nicht nur für asynchrone sondern auch für synchrone Kollaborationsprozesse in Großgruppen unerlässlich, um Orientierung zu schaffen. Selbstdokumentation hat darüber hinaus ebenfalls eine soziale Komponente. Die Teilnehmer_innen selbst, die in bestimmte Prozessgeschehen eingebunden sind müssen als zugängliche Ressource für andere zur Verfügung stehen können.